sevDesk Testbericht

Mit einer cloudbasierten Buchhaltungs- und Finanzmanagement-Software, die eine unkomplizierte und gleichzeitig ordnungsgemäße und sorgfältige Buchhaltung ermöglicht, will sevDesk vor allem Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen überzeugen.  

Ob sevDesk unserer Erfahrung nach wirklich alle Zielgruppen von jeglicher unnötigen und zeitraubenden Bürokratie befreien kann und welche Aspekte ihr vor der Nutzung von sevDesk sonst noch kennen solltet, erfahrt ihr im nachfolgenden Testbericht. 

Funktionsumfang

Die zentralste Funktion von sevDesk ist wie bei allen anderen Rechnungsprogrammen die Erstellung von professionellen Rechnungen. Dabei werden die Artikelbezeichnungen und Kundeninformationen automatisch aus den vom Nutzer angelegten Stammdaten übernommen. Darüber hinaus werden alle Pflichtangaben sowie die Umsatzsteuer ebenfalls direkt von sevDesk ausgefüllt, so dass jede erstellte Rechnung auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht und den Anforderungen des Finanzamts gerecht wird. 

Durch eine integrierte Postschnitttelle können erstellte Rechnungen mit nur einem Klick per Post oder via E-Mail versendet werden. Beim E-Mail-Versand wird die Rechnung direkt als Anhang im PDF-Format generiert. Alternativ können alle Rechnungen auch als PDF heruntergeladen und eigenständig versendet werden.

Um den Kunden das Bezahlen der Rechnung zu erleichtern und so schneller das Geld zu erhalten, kann außerdem ein Bezahllink in die Rechnung integriert werden.

Neben Rechnungen lassen sich in sevDesk auch Angebote schreiben. Für die professionelle Angebotserstellung enthält das Programm einigen Angebots-Vorlagen, die alle Pflichtangaben enthalten und nach den eigenen Anforderungen angepasst werden können. Die erstellten Vorlagen können im Word- oder Excelformat ausgegeben werden.

Alle erstellten Angebote werden online in einer Liste archiviert und sortiert. So hat der Nutzer jederzeit einen Überblick über offene Angebote. Diese werden außerdem in die jeweilige Kundenakte aufgenommen, in der alle den Kunden betreffenden Vorgänge nachverfolgt werden können.

Möchte ein Kunde das erstellte Angebot annehmen, können mit sevDesk auch die passenden Auftragsbestätigungen erstellt werden. Diese können schnell und einfach aus dem vorhandenen Angebot generiert werden und werden automatisch dem entsprechenden Kunden zugeordnet. Mit wenigen Klicks ist auch die Erstellung und der Versand von weiteren Dokumenten für den betreffenden Kunden möglich.

Nach dem Versand der Auftragsbestätigung lässt sich ein geschriebenes Angebot mit nur einem Klick in eine Rechnung umwandeln und an den Kunden versenden. Auch die Berechnung einer Anzahlung oder die Aufteilung in mehrere Teilrechnungen ist in sevDesk möglich.

Darüber hinaus lassen sich mit sevDesk auch Gutschriften für Honorare, Provisionen, Minderleistungen/Teilstorno oder ein individuelles Buchungskonto erstellen. Alle Pflichtangaben werden auch hier automatisch ausgefüllt und so an die gesetzlichen Anforderungen angepasst. Auch die Erstellung von Stornorechnungen ist möglich.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Anfertigen von Mahnungen bei ausbleibender Zahlung. In sevDesk können Rechnungen entweder mit einem Klick als bezahlt markiert oder in eine Mahnung umgewandelt werden. Diese werden dann automatisch an den Kunden versandt.

Durch die automatische Belegerfassung wird der Nutzer zudem beim Ausfüllen seiner Belegdaten unterstützt. Mittels Texterkennung und dem Einsatz von Algorithmen liest sevDesk alle hochgeladenen Belege und füllt die Belegfelder wie Datum, Rechnungsnummer, Betrag und Umsatzsteuer aus.

Die integrierten Sonderbuchungsmasken suchen außerdem alle Informationen zu buchhalterischen Besonderheiten von Bewirtungsbelegen oder Abschreibungen aus den Rechnungen heraus und verbuchen die entsprechenden Belege und Ausgaben.

Alle Belege können alternativ auch selbst eingescannt und als PDF- oder Bilddatei mittels Drag & Drop abgelegt werden. 

Auch für eine ordnungsgemäße Buchhaltung bietet sevDesk zahlreiche 

Funktionen. Beispielsweise wird die Umsatzsteuervoranmeldung innerhalb der Software auf Basis der Eingangs- und Ausgangsrechnungen erstellt und kann über die ELSTER-Schnittstelle automatisch an das Finanzamt übermittelt werden. Durch die von sevDesk durchgeführte Unterscheidung der verschiedenen Umsatzsteuersätze werden Fehler bei der Umsatzsteuervoranmeldung  wesentlich reduziert. Mit einem Klick kann außerdem eine Korrektur an das Finanzamt gesendet werden.

Für eine Prognose der eigenen Unternehmensentwicklung sowie eine bessere Planbarkeit bietet sevDesk seinen Nutzern eine Umsatzvorschau. Dabei wird auf Basis aller erstellten Angebote eine Umsatzvorschau für die nächsten Monate erstellt und als Diagramm im Dashboard dargestellt.

Durch die integrierte Bankschnittstelle kann der Nutzer unkompliziert das eigene Bankkonto mit sevDesk verknüpfen, um alle Zahlungseingänge besser im Blick zu halten und mit erstellten Rechnungen abzugleichen. So lassen sich Zahlungseingänge schnell den Kunden zuordnen oder unkompliziert Mahnungen für nicht zahlende Kunden erstellen. Außerdem können Lieferantenrechnungen sofort beglichen werden, ohne sich in das eigene Online-Banking einzuloggen. Aktuell werden von sevDesk über 3.000 Banken unterstützt. 

Darüber hinaus bietet sevDesk die Führung eines Kassenbuchs, die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie einer Gewinn- und Verlust- Rechnung an. 

Für eine einfache und schnelle Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann diesem außerdem entweder der Zugriff auf den eigenen Account gewährt werden oder der Nutzer richtet einen DATEV-Export ein, den dieser in sein Buchhaltungsprogramm überspielen kann. Der DATEV-Export ist nach dem Prinzip der doppelten Buchführung konzipiert, kann aber für den Einnahmen-Überfluss-Rechner auch nach dem Zufluss- und Abflussprinzip gefiltert werden, um dem Steuerberater die Arbeit zu erleichtern.

Sollte ein Nutzer sevDesk mit seinen Mitarbeitern gemeinsam nutzen wollen, kann dieser verschiedene Zugriffsrechte an diese vergeben. Für eine leichteren Arbeitsablauf können außerdem Aufgaben und Erinnerungen erstellt und eine Referenz zu  bestimmten Dokumenten oder Kunden angegeben werden. Diese werden automatisch von sevDesk erkannt und auf dem Dashboard angezeigt. Alternativ kann der Nutzer sich auch per Mail an seine Aufgaben erinnern lassen. 

Für eine professionelle Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Lagerbeständen wird in sevDesk ebenfalls gesorgt. 

Der Nutzer kann für jeden Kunden eine digitale Kundenakte erstellen. In dieser lassen sich nicht nur alle relevanten Kundeninformationen festhalten, sondern es können mit einem Klick auch Angebote oder Rechnungen für den Kunden erstellt werden, die später ebenfalls in seiner Kundenakte aufgelistet werden. Über ein Suchfeld kann außerdem direkt nach bestimmten Ansprechpartnern, Rechnungen und Artikeln gesucht werden und durch die zahlreichen Filtermöglichkeiten und Kategorien können sich Nutzer alle Kunden mit bestimmten Kriterien anzeigen lassen.

Durch die Lagerverwaltung erhält man außerdem schnell einen Überblick über alle Artikel mit den jeweiligen Ein- und Verkaufspreisen und den aktuellen Lagerbestand. Dieser wird beim Versand von Lieferscheinen automatisch, um die entsprechenden Ab- oder Zugänge angepasst. Außerdem können Buchungen zu Artikeln angezeigt, Aufgaben erstellt oder Inventarlisten sowie Artikelübersichten erstellt und gedruckt werden

Innerhalb des Lagerverwaltungssystems können außerdem die benötigten Lieferscheine erstellt werden. Auch hier werden alle Angaben automatisch ausgefüllt. Zu jedem Artikel wird außerdem immer der jeweilige Lieferant in sevDesk vermerkt.

Über das neue Dashboard von sevDesk erhält der Anwender außerdem eine Übersicht über die Gesamtsituation des Unternehmens. Diese beinhaltet beispielsweise eine Gewinn- und Verlustanzeige, offene Forderungen, den Buchhaltungscore, eine Steuereinschätzung für das laufende Jahr sowie viele weitere Angaben.

Eine neue Funktion, die ich allerdings noch in der BETA-Version befindet, ist der Steuereinschätzungs-Rechner.

Mit der von sevDesk angebotenen Zeiterfassung kann außerdem vollautomatisiert die eigene Arbeitszeit erfasst werden. Des Weiteren kann diese direkt mit einer Tätigkeit oder einem Kunden verknüpft werden, um eine entsprechende Rechnung zu erstellen. Standardisierte Leistungen mit festen Stundensätzen können einmalig angelegt und später einfach übernommen werden.

Preis/Leistung

Das Produktportfolio von sevDesk umfasst drei verschiedene Pakete in unterschiedlichen Preiskategorien, die jeweils für einen Monat, ein oder auch zwei Jahre abgeschlossen werden können. Alle Pakete können im Vorfeld 14 Tage kostenlos und unverbindlich getestet werden. Das günstigste Paket “Rechnung” für 7,90 Euro monatlich (im Jahresabo) umfasst die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Zahlungserinnerungen, Gutschriften oder Stornorechnungen, das Anlegen und Verwalten von Kunden, den DATEV-Export sowie einen Steuerberater-Zugang. Im Paket “Buchhaltung” für 15,90 monatlich sind neben allen Funktionen aus dem Tarif  “Rechnung” wiederkehrende Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, die digitale Belegverwaltung und intelligente Belegerfassung, die Umsatzsteuervoranmeldung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Gewinn-und Verlustrechnung, die Anlagebuchführung, ein Kassenbuch sowie Online-Banking enthalten. 

Das umfassendste Paket “Warenwirtschaft” für 43 Euro im Monat bietet neben dem Leistungsspektrum des Pakets ”Buchhaltung” eine Lagerverwaltung, Bestandsbuchungen, Lieferanten- & Kundenpreise sowie eine Lieferanten- und Artikelzuordnung.

Darüber hinaus bietet sevDesk mehrere Add-Ons an, mit denen das gebuchte Paket erweitert werden kann. Diese verursachen jedoch zusätzliche Kosten. Benötigt man beispielsweise weitere Benutzerzugänge kann jeweils für 4,90 Euro im Monat ein weiterer Benutzer hinzugefügt werden. Die Erweiterung um verschiedene Mahnstufen, zusätzliche Briefpapiere sowie die Integration einer Zeiterfassung kosten den Nutzer ebenfalls pro Add-On 4,90 Euro/Monat. Die vollständige Inventarverwaltung mit der Möglichkeit zur Bestandspflege und der Kategorisierung von Artikeln kostet 19,90 im Monat. 

Benutzerfreundlichkeit

Neben den bereits dargestellten, breiten Leistungsspektrum von sevDesk bietet die Software noch einige Features, die die Anwendung des Programms noch angenehmer und einfacher gestalten.

Für die Erstellung professioneller und optisch ansprechender Dokumente, die einen positiven Eindruck bei Kunden hinterlassen, bietet sevDesk einen Vorlagen-Editor an. 

Mit diesem lässt sich schnell ein individuelles Design für alle Unterlagen erstellen und das eigene Logo sowie alle Unternehmensdaten können ebenfalls einfach integriert werden. sevDesk platziert alle wichtigen Daten nach der ersten Erstellung eines Dokumentes für alle folgenden automatisch und führt beispielsweise bei Folgerechnungen auch die Rechnungsnummern fort.

Des Weiteren lassen sich in sevDesk zahlreiche Schnittstellen hinzufügen, die eine noch unkompliziertere Abwicklung der eigenen Geschäftstätigkeiten ermöglicht. Einige der zur Verfügung stehenden Schnittstellen sind jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Von folgenden Schnittstellen kann in sevDesk profitiert werden:

• kontool (Auswertung Unternehmenskennzahlen)
• salesforce by cloudwharf (Prozesssteuerung)
• sevDesk API (Anbindung von eigenen/zusätzlichen Systemen)
• Bankenschnittstelle (Finanzmanagement)
• PayPal (Payment)
• FLEXPayment (Vorfinanzierung von Rechnungen, Schutz vor Zahlungsausfall)
• ADDISON One Click (Steuerberatung)
• DATEVconnect online (Datenexport)
• billbee (Bestellungsmanagement)
• invoicefetcher (Belegorganisation/ digitale Rechnungsabholung)
• PhoneMondo (Anruf-Management)
• Einfach Reisekosten (Reisekostenabrechnung)
• epages (Erstellung Webshop)
• Bildeno (Inkasso und Mahnungsmanagement)
• Shopify (automatische Erstellung von Rechnungen/ Aufträgen aus eingehenden Bestellungen)
• GetMyInvoices (Eingangsrechnungen)
• Clockodo (Zeiterfassung)
• mite (Zeiterfassung)
• WooRechnung (Management von WooCommerce)
• German Market (sichere Adaption von WooCommerce für den deutschen Markt)

Für die flexiblere Arbeit auch von unterwegs bietet sevDesk mit seiner App die Möglichkeit seine Zeit- und Belegerfassung bequem vom Smartphone oder anderen mobilen Endgeräten vorzunehmen und passt sich damit an die Gegebenheiten der modernen Arbeitswelt an.

Durch die mobile Zeiterfassung kann der Nutzer beispielsweise bei Kundenterminen oder auf Dienstreisen seine Arbeitszeit einfach von unterwegs erfassen und sich so das Ausfüllen von Stundenzetteln ersparen.

Mit der sevDesk App können außerdem Belege direkt an Ort und Stelle abfotografiert werden und erscheinen danach automatisch im Account des Nutzers. Damit gehen keine Belege mehr verloren und man erspart sich die händische Eingabe aller wichtigen Daten.

Die App ist für iPhones als auch Android-Geräte erhältlich und ist für die Nutzung auf dem Smartphone optimiert. Für die Nutzung auf dem Tablet liegt außerdem eine optimierte Browserfunktion vor.

Durch die angebotenen Features bietet sevDesk seinen Nutzern im Bereich “Benutzerfreundlichkeit” viele Möglichkeiten eine maßgeschneiderte Softwarelösung für das eigene Business zu kreieren.

Support/Community

Im Newsbereich von sevDesk finden Nutzer zahlreiche Informationen zum Unternehmen und werden über auftretende Störungen der Software auf dem Laufenden gehalten. Bei Problemen mit der Anwendung des Rechnungsprogramms oder anderen Schwierigkeiten bietet das Unternehmen neben einem Telefon-Support auch einen Online-Hilfebereich an. In diesem findet man Hilfe-Artikel zu häufigen Problemstellungen, kann direkt seine Fragen hinterlassen oder sich mit der sevDesk Community austauschen. 

Zum besseren Verständnis der einzelnen Leistungen gibt es außerdem eine Vielzahl von Webinaren, in denen Mitarbeiter die einzelnen Arbeitsschritte anhand eines Beispiel-Account erläutern. Außerdem werden in regelmäßigen Abständen Buchhaltungsworkshops veranstaltet.

Des Weiteren verfügt SevDesk über einen Blog, der sich mit vielen weiterführenden Geschäftsthemen, wie beispielsweise gesetzlichen Regelungen wie der Bonplicht auseinandersetzt, einen Extra-Infobereich für Unternehmensgründer sowie einen YouTube-Kanal mit Videos über die Vorteile des Programms. 

Unser abschließendes Urteil zu Sevdesk

Insgesamt bietet sevDesk alle Funktionen für die einfache und unkomplizierte Abwicklung der eigenen Warenwirtschaft und passt sich beispielsweise durch die Mobile App oder den Einsatz von Algorithmen bei der Belegerfassung den modernen Anforderungen der digitalisierten Welt bestens an. Mit den beiden sehr günstigen Paketen “Rechnung” und “Buchhaltung” können bereits Freiberufler und Selbständige mit einem geringen Auftragsvolumen für wenig Geld von den Vorzügen der digitalisierten Dokumentenverwaltung und Buchhaltung profitieren. 

Ein weiterer positiver Aspekt, der unserer Meinung nach aber auch etwas kritisch zu betrachten ist, sind die zusätzlichen Add-Ons. Diese erweitern einerseits den Funktionsumfang der Software und geben dem Nutzer die Möglichkeit das Tool nach seinen individuellen Anforderungen zu gestalten, diese können andererseits aber auch den zunächst günstigen Grundpreis schnell in die Höhe treiben. An dieser Stelle wäre die Möglichkeit zur Schnürung von individuellen Kombi-Angeboten sinnvoll.