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Fastbill hat es sich zur Aufgabe gemacht, die digitale Abrechnung und Buchhaltung für kleine und große Unternehmen aber auch für Selbstständige sowie Freelancer wesentlich zu vereinfachen. Seit 2007 bietet das Softwareunternehmen deshalb mit seiner Rechnungssoftware einen Online-Service, der die intuitive und gleichzeitig professionelle Erstellung von Rechnungen und anderen wichtigen Dokumenten sowie deren Verwaltung ermöglicht und so alle Unternehmen von unnötigem Papierkram befreit.
Mit welchen Leistungen Fastbill seine Zielgruppen überzeugen will, welche Nachteile die Software mit sich bringt und ob das Unternehmen am Ende wirklich den Traum vom papierlosen Büro erfüllen kann, erfahrt ihr in unserem ausführlichen Testbericht!
Funktionsumfang
Auch die Rechnungssoftware von Fastbill bietet seinen Nutzern einen breites Leistungsspektrum, welches weit über das Erstellen und Versenden von Rechnungen hinausgeht. Im Rahmen der Rechnungsverwaltung ist der Nutzer mit Fastbill in der Lage, diese individuell zu gestalten und den Kunden direkt per Mail oder Post zuzustellen. Die Kosten für den postalischen Versand innerhalb Deutschlands liegen dabei bei 1,20 Euro für die erste Seite. Jede weitere Seite kostet zwischen 0,20-0,40 Euro. Außerdem wird das jeweilige Zahlungsziel für jeden Kunden automatisch angepasst und mit nur wenigen Klicks werden die entsprechenden Produkte und Leistungen in die Rechnung eingefügt. Wiederkehrende Rechnungen können über das System automatisch versendet werden.
Der individuelle Status der erstellten Rechnungen lässt sich mit Fastbill ebenfalls schnell erfassen. Durch ein Farbschema wird dem Nutzer angezeigt, welche Rechnungen bezahlt, offen beziehungsweise fällig sind oder ob die entsprechenden Kunden bereits gemahnt wurden. Darüber hinaus lassen sich bereits ab dem günstigsten Tarif die benötigten Mahnungen erstellen und es können individuelle Zahlungserinnerungen sowie drei Mahnstufen direkt in der Rechnungssoftware ausgelöst werden.
Fastbill bietet neben der Erstellung von notwendigen Dokumenten für die Verkaufsabwicklung auch die Sammlung und Kategorisierung von Belegen an. Diese können über die angebotene Scan-App automatisch, via Mail oder als Datei-Upload in das Programm importiert werden und der Nutzer erhält durch eine integrierte Texterkennung für jeden Beleg sofort einen Kategorisierungsvorschlag und kann die entsprechende Kategorie mit nur einem Klick auswählen.
Mit Fastbill lassen sich außerdem die wichtigsten Daten z.B. die Zahlungsmoral für jeden Kunden verwalten. Des Weiteren können individuelle Zahlungsziele für die einzelnen Kunden festgelegt werden. Die Synchronisation mit anderen CRM-Systemen ist ebenfalls möglich.
Durch das vorhandene Produkt- und Leistungsverzeichnis können außerdem mit nur wenigen Klicks Rechnungen mit den entsprechenden Bezeichnungen und Steuersätzen erstellt werden.
Das integrierte Banking mit Zahlungsausgleich ermöglicht dem Nutzer außerdem einen Überblick über die vorhandenen Konten und der zeitliche Aufwand für den Monatsabschluss wird erheblich reduziert.
Der Abruf eigener Rechnungen sowie die entsprechende Bezahlung dieser kann außerdem ganz unkompliziert im Kundencenter vorgenommen werden.
Für den reibungsloseren Ablauf der Steuererklärung lässt sich die Vorkontierung schnell und einfach mit der Fastbill-Software erledigen und die Belege können via DATEV-Schnittstelle direkt an den eigenen Steuerberater übermittelt werden. Darüber hinaus bietet die Software auch einen Überblick über die Finanzen des eigenen Unternehmens sowie die Möglichkeit zur digitalen Umsatzsteuervoranmeldung.
Preis/Leistung
Fastbill bietet seinen Kunden drei verschiedene Pakete für die Verwaltung von Rechnungen und anderen Dokumenten an. Alle Pakete werden in einem vergünstigten Jahresabo angeboten, können aber auch monatlich gebucht werden. Die Preisspanne der Pakete bewegt sich dabei im Jahresabo zwischen 8,99 und 53 Euro. Unabhängig von der Vertragslaufzeit können alle Pakete bis zu einer Woche vor Ablauf gekündigt werden.
Das günstigste Starter-Paket, welches für 8,99 Euro beziehungsweise bei monatlicher Zahlung für 9,99 Euro zu haben ist, umfasst eine unbegrenzte Beleg & Dokumentenverwaltung sowie die unlimitierte Erstellung von Angeboten und Rechnungen.
Außerdem im Paket enthalten ist der Editor zur Erstellung eines eigenen Rechnungslayouts, eine Zeiterfassung, der Export zum Steuerberater, die Verknüpfung mit einem Bankkonto, die automatische Belegerkennung sowie die Mobile App. Das Starter-Paket beinhaltet dabei aber lediglich einen Benutzerzugang.
Das zweite Paket im Produktportfolio von Fastbill bietet nach Unternehmensangaben das beste Preis-Leistungsverhältnis für den Nutzer. Im Pro-Paket für 26,99 bzw. 29,99 Euro ist neben allen im Starter-Paket enthaltenen Leistungen zusätzlich die Verknüpfung mit fünf Konten, die Belegerfassung mit Mail Inbox, ein Kundencenter, die DATEV-Übertragung an den Steuerberater sowie fünf Benutzerzugänge enthalten. Optional kann außerdem der automatische Beleg-Import hinzugebucht werden.
Im Premium-Paket von Fastbill ist dann der volle Leistungsumfang des Programms enthalten. Zusätzlich zu allen Funktionen des Pro-Paketes enthält das Paket Premium für 53 bzw. 59 Euro monatlich den automatischen Beleg-Import, die Vorkontierung von Belegen, sowie monatliche Statusreports. Des Weiteren kann im Premium – Paket eine vollständige Finanzbuchhaltung hinzugebucht werden.
Alle Pakete können außerdem bis zu 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich getestet werden.
Benutzerfreundlichkeit
Für die einheitlichere und professionellere Gestaltung von Rechnungen und Angeboten bietet Fastbill seinen Nutzern einen Layouteditor an. In diesem können das Unternehmenslogo, ein individuelles Briefpapier oder eine eigene Schriftart eingebaut werden, um das Layout der Rechnungen nach den eigenen visuellen Vorstellungen anzupassen. Vorlagen können dabei in einem unbegrenzten Umfang erstellt werden.
Auch das Rechnungsnummernformat lässt sich im Editor individuell gestalten und die Vorlagen lassen sich neben Rechnungen auch für Gutschriften, Lieferscheine und andere wichtige Dokumente, die bei der Abwicklung eines Verkaufs benötigt werden, einsetzen.
Ein weiterer wichtiger Faktor für die Nutzerfreundlichkeit einer Rechnungssoftware ist der Import der vorhandenen Daten aus einem anderen Programm oder aus bereits angefertigten Excel-Tabellen. Bei Fastbill können Kunden- und Produktdaten im DATEV- , Excel oder CSV-Format importiert werden. Bereits bestehende Rechnungen können in der Rechnungssoftware hochgeladen und als Teil der Einnahmen verbucht werden.
Durch die Zusammenarbeit mit Taxdoo bietet Fastbill außerdem vor allem für Betreiber von Online-Shops einen zusätzlichen Mehrwert. Die Schnittstelle zu Taxdoo ermöglicht es dem Anwender alle Rechnungen und Umsatzsteuern für Amazon zu automatisieren. Außerdem können alle Amazon-Bestellungen automatisch importiert, als bezahlt markiert und im Anschluss direkt an den Kunden versendet werden. Darüber hinaus erfolgt ein Tracking aller Lagerbewegungen und Rückbuchungen, Gutschriften und Rabatte werden ebenfalls automatisch importiert. Der Import von Bestellungen und Kundendaten ist über Taxdoo außerdem auch für Jimdo, WooCommerce, Ebay und Shopware möglich, so dass auch Personen, die ihre Produkte oder Dienstleistungen über verschiedene Shops vertreiben wesentlich von der Schnittstelle profitieren.
Fastbill kann außerdem über eine API angesteuert werden, wobei die maximale Anzahl der Zugriffe vom gebuchten Tarif abhängig ist. Im Starter-Paket stehen dem Nutzer 100 Calls pro Stunde zur Verfügung, während im Pro und Premium-Paket 1000 Calls pro Stunde möglich sind.
Besonders benutzerfreundlich gestaltet ist auch die Belegerfassung mit Fastbill. Mit der in jedem Paket enthaltenen Mobile App, können Belege an jedem Ort und zu jeder Zeit eingescannt und automatisch in den eigenen Account hochgeladen werden. Durch die intelligente Texterfassung werden alle Belege auch direkt in der Rechnungssoftware erfasst.
Ein weiterer sehr hilfreicher Service, der allerdings erst ab dem Paket Premium zur Verfügung steht ist der digitale Steuerberater von Fastbill.
Der Nutzer kann seine Papierbelege an Fastbill schicken oder bei digitalen Belegen können diese vom Programm direkt aus über 5.000 Online-Portalen importiert werden. Alle weiteren Arbeitsschritte bis zur Steuererklärung werden dann von Fastbill übernommen.
Nach Zusendung oder Import der Belege werden diese von der Rechnungssoftware automatisch erfasst und dann von Fastbill-Mitarbeitern kategorisiert. Die Finanzen und Umsätze des eigenen Unternehmens kann der Nutzer jederzeit online abrufen und erhält zusätzlich jeden Monat ein individuelles Reporting mit detaillierten Informationen.
Im Anschluss an die Verarbeitung aller notwendigen Belege durch Fastbill kann der Nutzer dann alle notwendigen Informationen und Nachweise mit nur einem Klick an seinen Steuerberater weiterleiten.
Ein Upgrade auf Premium + für rund 149 Euro im Monat enthält zusätzlich die Finanzbuchhaltung durch einen digitalen Steuerberater, die Umsatzsteuervoranmeldung, den Jahresabschluss, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Lohnbuchhaltung sowie die Betriebswirtschaftliche Auswertung für das eigene Unternehmen.
Insgesamt verfügt Fastbill über einige nützliche Funktionen, die eine digitalisierte Abwicklung der eigenen Geschäftstätigkeiten wesentlich vereinfachen und den Aufwand für die Finanzbuchhaltung auf ein Minimum reduzieren.
Support/Community
Für aufkommende Fragen oder sonstige Anliegen bietet Fastbill einen sehr ausführlichen FAQ-Bereich, in dem die gängigsten Probleme beim Umgang mit der Software verständlich beantwortet werden. Sollte man dort nicht die passende Lösung finden, besteht die Möglichkeit über ein Kontaktformular mit dem Kundensupport in Verbindung zu treten. Die telefonische Kontaktaufnahme ist hingegen leider nicht möglich.
Neben vielen Informationen zu Fastbill und den diversen Funktionen verfügt das Unternehmen auch über einen eigenen Blog, auf dem regelmäßig spannende Beiträge zu Themen wie Kleinunternehmertum, Abrechnung, Buchführung etc. veröffentlicht werden. Besonders gefallen hat uns außerdem der Fastbill-Podcast mit interessanten Interviews in denen Gründer von ihren Erfahrungen während des Aufbaus ihres eigenen Unternehmens berichten.
Abgerundet wird der Support-Bereich von Fastbill durch ein umfangreiches Finanzlexikon, in dem die wichtigsten Begriffe aus dem Alltag eines Unternehmers leicht verständlich erklärt werden.
Unser abschließendes Urteil zu Fastbill
Wie eingangs erwähnt, hat es sich Fastbill zum Ziel gesetzt, die digitalisierte Rechnungsabwicklung sowie die Buchhaltung in einer intuitiven Software zu vereinen, um so vielen Personen wie möglich die zeitraubende und nervenaufreibende Bürokratie des Geschäftslebens zu ersparen. Aber ist Fastbill das auch gelungen?
Unsere Antwort lautet eindeutig Ja! Fastbill bietet eine umfangreiche Rechnungssoftware mit sehr gutem Preis-Leistungsverhältnis. Bereits ab dem Starter-Paket stehen den Nutzern viele nützliche Funktionen zur Verfügung, wodurch Selbstständige oder Freelancer bereits für wenig Geld ihre Arbeitsabläufe wesentlich erleichtern können. Durch die zusätzlichen Funktionen in den Paketen Pro und Premium wird auch kleinen und mittleren Unternehmen, die ihre Büros von unnötiger Bürokratie befreien wollen, eine Digitalisierung der eigenen Abrechnungs- und Buchhaltungsvorgänge auf unkomplizierte und gesetzeskonforme Weise ermöglicht. Durch die Speicherung der Daten bei einem cloudbasierten Hosting-Dienstleister in Deutschland werden außerdem alle Sicherheits- und Datenschutzanforderungen der heutigen Zeit erfüllt. Große Unternehmen sollten hingegen genau prüfen, ob das angebotene Leistungsspektrum im individuellen Fall ausreicht.
Die Software von Fastbill überzeugt außerdem durch die sehr intuitive Bedienung und den umfangreichen Support-Bereich, der durch viele spannende Beiträge und Interviews vor allem großen Mehrwert für Unternehmensgründer bietet.
Als negativ haben wir lediglich die fehlende Möglichkeit zur telefonischen Kontaktaufnahme empfunden.