Easybill Testbericht

Easybill ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, die Verwaltungsabläufe digitalisiert und so den Alltag von Unternehmen, Online-Händlern, stationärem Handel und Dienstleistungsgewerbe vereinfachen will. Durch die Verbindung von einfacher Handhabung und großem Funktionsumfang in einer Software, sollen alle Anforderungen an Bestell- und Bezahlvorgänge in der zunehmend digitalisierten Welt erfüllt werden. Durch die  Bereitstellung von Schnittstellen zu zahlreichen Shop-Systemen wie Amazon oder Ebay und zu allen gängigen Versandhändlern sowie der vollständigen Automatisierung von Rechnungsversand und Mahnwesen möchte Easybill außerdem ein einfaches und übersichtliches Tool bieten, welches vor allem Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmen mit wenig Aufwand zu einer steuerlich einwandfreien Verkaufsabwicklung und Buchführung verhilft. 

Welche Erfahrungen wir mit Easybill gemacht haben, erfahrt ihr in unserem nachfolgenden Testbericht:

Funktionsumfang

Easybill bietet eine Reihe von Grundfunktionen an, die dem Nutzer die Verwaltung seiner alltäglichen Geschäftstätigkeiten vereinfachen können. Die grundlegendste und wichtigste Funktion ist dabei natürlich die Rechnungserstellung. Diese beinhaltet bei Easybill noch einige weitere Funktionen wie beispielsweise die automatische Generierung einer Rechnung nach Auswahl des entsprechenden Empfängers aus der Kundendatei oder den automatischen Versand von regelmäßigen Rechnungen, was den  Arbeitsaufwand vor allem bei der Abwicklung von vielen Kunden erheblich reduzieren kann.

Des Weiteren lassen sich mit dem Programm unbegrenzt viele Kunden anlegen und Mitarbeiter können gegebenenfalls eigene Zugänge zu Easybill erhalten, um alle Aktivitäten rund um ihre Kunden selbst zu organisieren. 

Neben der Erstellung von Rechnungen lassen sich mit Easybill auch schnell Angebote für entsprechende Leistungen des eigenen Unternehmens erstellen. Ist der Kunde mit dem Angebot zufrieden, kann im Rechnungsprogramm direkt ein Auftrag erstellt und die entsprechende Auftragsbestätigung versandt werden. 

Easybill unterstützt dabei nicht nur die Verwaltung von allen Dokumenten die im Verlauf eines Kaufprozesses benötigt werden, sondern bietet auch Leistungen für ein erleichtertes Bestellungsmanagement an. Innerhalb des Programms lassen sich Bestellungen direkt bearbeiten und durch die Erstellung von Adressetiketten für die verschiedenen Versandhändler zur Weitergabe an diese vorbereiten. Außerdem lassen sich schnell und einfach Lieferscheine, Gutschriften und mit dem BUSINESS-Tarif sogar Mahnungen erstellen.

In Easybill erstellte Dokumente können in eine PDF-Datei umgewandelt oder direkt via E-Mail versandt werden. Auch der automatische Postversand ist mit Easybill möglich, jedoch unserer Auffassung nach relativ kostenintensiv. Für den Versand der ersten Seite berechnet Easybill 1,35 Euro, für jede weitere Seite liegen die Kosten bei 0,55 Euro. Zum Vergleich: Fastbill berechnet für den Versand der ersten Seite 1,20 und für jede weitere Seite einen Betrag zwischen 0,20 – 0,40 Euro. Der Versand per Fax ist bei Easybill ebenfalls möglich. 

Easybill ist durch die im Rahmen des Programms zur Verfügung gestellten Schnittstellen zu offenen Marktplätzen wie Amazon und Ebay sowie zu verschiedenen Shopsystemen besonders gut für Betreiber von Onlineshops geeignet, da diese mit Easybill völlig automatisiert eine unbegrenzte Zahl von Verkäufen verwalten können, ohne das ein organisatorischer Mehraufwand entsteht. 

Auch die Abwicklung von Verkäufen ins Ausland wird durch Easybill wesentlich vereinfacht. Die im Programm erstellten Rechnungen sind frei übersetzbar und die Themen Lieferschwellen und die umsatzsteuerfreie Lieferung ins Nicht-EU Ausland oder auch Amazon PAN-EU Lieferungen werden von Easybill unterstützt. 

Aber nicht nur für die Abwicklung von Verkäufen und die Verwaltung der Kundenkartei bietet Easybill zahlreiche Vorteile. Mit Easybill können die Verkäufer selbst ihre Finanzen und monatliche Performance im Überblick behalten und durch die Möglichkeit Rechnungen und Gutschriften mit nur einem Klick an den Steuerberater zu versenden wird eine einwandfreie Buchführung garantiert.

Preis/Leistung

Das Produktportfolio von Easybill bietet drei unterschiedliche Pakete in verschiedenen Preiskategorien an. Mit dem günstigsten Basic-Paket für 9 Euro monatlich lassen sich allerdings nur bis zu 20 Kunden mit der Rechnungssoftware verwalten. Des Weiteren verfügt das Basic-Paket nur über eine sehr begrenzte Anzahl der insgesamt von Easybill gebotenen Funktionen. Dieser Tarif eignet sich also nicht für die Verwaltung eines Online-Shops mit vielen monatlichen Verkäufen, sondern eher für kleinere Betriebe mit einer begrenzten Anzahl von Aufträgen und einem kleinen Kundenstamm.

Das Plus-Paket bietet neben den Grundfunktionen die Verwaltung einer unbegrenzten Anzahl von Kunden sowie den automatischen Versand von wiederkehrenden Rechnungen, integrierte Schnittstellen zu Online-Shops und Versandhändlern sowie einen Import-Manager. 

Im Business-Paket für 39 Euro im Monat ist dann das komplette Rundum-Sorglos-Paket von Easybill enthalten. Neben allen Funktionen aus dem Plus-Paket steht den Nutzern ein automatisiertes Mahnwesen sowie eine umfangreiche Mitarbeiterverwaltung zur Verfügung. 

Die Mindestvertragslaufzeit bei allen Paketen von Easybill beträgt einen Monat. Alle Pakete lassen sich außerdem jederzeit kündigen und dem Nutzer wird eine 14-tägige Testphase eingeräumt. 

Benutzerfreundlichkeit

Neben den bereits aufgeführten Grundfunktionen bietet Easybill seinen Nutzern noch einige Zusatzfunktionen, die Verkäufern die Digitalisierung der eigenen Verwaltung erleichtern. Alle Dokumente und Kunden auf die ein Verkäufer im Rahmen seiner täglichen Arbeit Zugriff benötigt, werden in einer eigenen Datenbank bei Easybill abgelegt. So lassen sich sehr einfach Angebote, Rechnungen und andere wichtige Dokumente für den Verkaufsprozess für den entsprechenden Kunden individualisieren und somit auch schneller an diesen versenden. 

Dabei können die Nutzer für alle Dokumente ein individuelles Design erstellen und diese somit auch an die eigenen visuellen Vorstellungen oder  ein vorhandenes Corporate Design anpassen.

Damit nicht nur klassische Online-Shops über die verschiedene Güter vertrieben werden, sondern auch Personen die ihre Dienstleistungen über einen eShop anbieten wollen Easybill nutzen können, lassen sich die Rechnungsposten in Waren und Dienstleistungen unterscheiden. 

Für Personen, die gerade erst ins E-Commerce-Business einsteigen oder ihren Onlineshop weiter professionalisieren wollen erstellt Easybill im PLUS- und BUSINESS-Tarif auf Wunsch kostenfrei ein Firmenlogo sowie entsprechendes Briefpapier. Die Designs sind sehr hochwertig und visuell ansprechend und damit eine ideale Zusatzfunktion, für alle die ein unkompliziertes Dokumentenmanagement aus einer Hand bevorzugen. 

Der größte Pluspunkt in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit sind für uns aber die bereits angesprochenen Schnittstellen zu diversen Marktplätzen und E-Commerce Shops, die den einfachen Verkauf über zahlreiche Kanäle und damit auch die Erweiterung des Kundenstamms ermöglichen:

Hier eine Übersicht über die angeschlossenen Shops und Marktplätze:

• Amazon
• DaWanda
• eBay
• Hood
• Rakuten
• Yatego
• commercetools
• Lightspeed
• Afterbuy
• Magento
• Jimdo
• shopify
• Shopware
• VersaCommerce
• WooCommerce
• lexoffice und Candis (für die Buchhaltung)

Die gleichzeitige Zusammenarbeit mit den gängisten Versanddienstleistern erleichtert außerdem die Übermittlung von Versandaufträgen. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Nutzung eines Rechnungsprogrammes ist der Datenexport. Easybill ermöglicht sowohl den Datenimport als auch den Datenexport als Excel oder CSV. Dies vereinfacht es den Nutzern gerade zu Beginn die benötigten Kunden- und Produktdaten in das Programm von Easybill einzupflegen. Außerdem erleichtert Easybill damit auch den Wechsel von einem anderen Rechnungsprogramm.

Für die reibungslose Bearbeitung auch von internationalen Aufträgen stellt Easybill neben deutschsprachigen auch englischsprachige Rechnungsvorlagen zur Verfügung. 

Um dem Steuerberater später alle Ausgangsrechnungen leichter übermitteln zu können, lassen sich alle Daten im DATEV-Format exportieren, wodurch einer steuerrechtlich einwandfreien Verwaltung nichts mehr im Wege steht. 

Easybill funktioniert dabei als reine Web-App und muss vor der Anwendung nicht auf einem PC oder MAC installiert werden, was es dem Nutzer erleichtert zu jeder Zeit und an jedem Ort die Verwaltung der eigenen Aufträge und Rechnungen vorzunehmen oder auch im Falle der Abwesenheit eines Mitarbeiters oder von technischen Problemen auf alle Daten zugreifen zu können.

Als negative Aspekte in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit haben wir das Fehlen einer Mobile App sowie einer Belege-Verwaltungsfunktion empfunden.

Insgesamt bietet Easybill seinen Nutzern in der Kategorie “Benutzerfreundlichkeit” aber viele nützliche Tools und ermöglicht durch die zahlreichen Schnittstellen und den einfachen Datenexport einen schnellen und einfachen Einstieg in die digitalisierte Verwaltung.

Support/ Community 

In dieser Kategorie ist besonders hervorzuheben, dass Easybill potentielle Nutzer schon vor der tatsächlichen Registrierung dabei unterstützt, die Software zu verstehen und sich mit der Nutzung der verschiedenen Funktionen vertraut zu machen. Easybill bietet hierzu eine kostenlose und unverbindliche Einweisung in die Funktionsweise seiner Rechnungssoftware an. 

Sollten im Laufe der Verwendung von Easybill Fragen oder Probleme auftreten, ist der Kundensupport telefonisch, via E-Mail oder über ein entsprechendes Kontaktformular erreichbar. Das Support-Team steht den Kunden dabei von Montags bis Donnerstags zwischen 8-18 Uhr und Freitags von 8 bis 17 Uhr zur Verfügung.

Für die Beantwortung von allgemeinen Fragen lohnt sich ein Blick in den FAQ-Bereich. Dort werden die häufigsten Fragen auf verständliche Weise beantwortet, so dass in vielen Fällen die Kontaktaufnahme zum Kundensupport nicht notwendig sein wird. 

Viele weitere spannende Informationen und wertvolle Hilfen findet man außerdem auch auf dem Blog von Easybill. Ein Webinar oder einen Videokurs für das bessere Verständnis der Rechnungssoftware existiert hingegen leider nicht.

Unser abschließendes Urteil zu Easybill

Das Rechnungsprogramm von Easybill bietet ein breites Spektrum an hilfreichen Funktionen für die moderne Verkaufsabwicklung und Rechnungserstellung und erfüllt damit so gut wie alle Anforderungen, die Unternehmen, Selbstständige oder Freiberufler an eine digitale Verwaltungssoftware stellen können. Besonders punktet Easybill mit den zahlreichen Schnittstellen zu Marktplätzen, Online-Shops und Versanddienstleistern, die neben der Rechnungserstellung auch alle anderen Arbeitsschritte im Rahmen der Verkaufsabwicklung wesentlich vereinfachen. Die kostenlose Design- und Logo-Erstellung, die ab dem Plus-Tarif verfügbar ist, bietet außerdem vor allem für diejenigen einen besonders großen Mehrwert die schnell und unkompliziert ein schnelles und einheitliches Design für ihre Dokumente benötigen. 

Auch der einfache Versand von Rechnungen und Gutschriften an den Steuerberater ist als großer Vorteil von Easybill hervorzuheben.

Leider fehlt innerhalb der Rechnungssoftware von Easybill allerdings eine Belege-Verwaltungsfunktion. Auch eine Mobile App lässt das Programm vermissen, obwohl gerade der Zugriff auf alle wichtigen Programme auf dem Smartphone für viele Unternehmer besonders wichtig ist. Zudem ist beispielsweise der postalische Versand von Rechnungen und anderen Dokumenten vor allem im Vergleich zu anderen Anbietern relativ kostenintensiv, auch wenn das Easybill grundsätzlich über ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis verfügt. 

Im Großen und Ganzen ist Easybill ein sehr hilfreiches Tool, welches schon weit über die grundsätzlichen Erwartungen an eine Rechnungssoftware hinausgeht und ist vor allem für Personen oder Unternehmen die im  Bereich E-Commerce durchstarten möchten eine sinnvolle Unterstützung für die tägliche Arbeit.