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Billomat ist eine webbasierte Rechnungssoftware, die ihren Nutzern eine zeitsparende Alternative zur klassischen Buchhaltung bieten will. Dabei richtet sich das Unternehmen vom Freelancer über den Selbstständigen bis hin zum Unternehmen an alle erdenklichen Zielgruppen, die sich in ihrem Arbeitsalltag mit lästiger Verwaltung und Buchhaltung befassen müssen und will diesen durch die Software endlich wieder mehr Zeit für die wesentlichen Dinge der eigenen Geschäftstätigkeit geben. Nach eigenen Aussagen konnten bisherige Kunden durch die digitalisierte Buchhaltung von Billomat bis zu 75% der bisher dafür angefallenen Zeit einsparen.
Ob Billomat wirklich für jeden das perfekte Tool für die digitalisierte Rechnungsverwaltung und Buchhaltung darstellt und welche Erfahrungen wir mit der Software sonst noch gemacht haben, erfahrt ihr in folgendem Testbericht!
Funktionsumfang
Mit der Rechnungssoftware von Billomat lassen sich neben Rechnungen auch alle anderen Dokumente die man im beruflichen Alltag benötigt einfach erstellen und verwalten. Außerdem bietet das Programm für jedes Dokument eine passende, professionell gestaltete Vorlage.
Rechnungen lassen sich mit Billomat aber nicht nur schreiben, sondern können beispielsweise auch als Abo-Rechnungen in individuell festgelegten Zeitintervallen und innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zum Beispiel für die Dauer eines Projektes automatisch versendet werden.
Alle anderen Rechnungen lassen sich nach ihrer Erstellung entweder bequem via Mail, per Fax oder über eine integrierte Schnittstelle auch postalisch an die Kunden versenden.
Neben der Rechnungserstellung können in der Software auch alle Rechnungen verwaltet werden und der Nutzer erhält immer einen aktuellen Überblick über bereits beglichene oder fällige Rechnungen. Auch eine Rechnungskorrektur lässt sich mit wenigen Klicks erstellen und bereits getätigte Buchungen werden von Billomat automatisch wieder ausgeglichen.
Außerdem können Rechnungen in Billomat auch in Gutschriften oder eine Stornorechnung umgewandelt werden.
Da fast jeder Unternehmer im Rahmen seiner Tätigkeit wahrscheinlich auch das ein oder andere Mal mit nicht zahlenden Kunden konfrontiert wird, ist auch ein automatisches Mahnwesen bei Billomat integriert. Hierzu kann der Nutzer im ersten Schritt die Anzahl der gewünschten Mahnstufen wählen und jeweils eine individuelle Vorlage für diese erstellen. Danach muss nur noch der Abstand zwischen den einzelnen Mahnungen sowie die Mahngebühren festgelegt werden. Der Versand der entsprechenden Mahnungen wird dann von Billomat automatisch vorgenommen, sobald das System eine überfällige Rechnung registriert. Sollte ein Kunde seine Rechnung nach Eingang der ersten Mahnung begleichen, wird der Mahnlauf von Billomat automatisch gestoppt.
Ein weitere wichtige Funktion, die den Arbeitsalltag von Unternehmern erleichtern soll, ist die automatische Belegerfassung. Diese ermöglicht es dem Anwender alle Belege einfach und schnell als PDF, Word oder JPG hochzuladen. Die Software von Billomat überführt dann alle wichtigen Angaben mittels Texterkennung in das System. Nach erfolgtem Ablauf können die Rechnungen mit nur einem Klick dem passenden Lieferanten zugeordnet werden. Alle von Billomat eingepflegten Angaben können außerdem noch durch den Nutzer ergänzt oder die Belege einer bestimmten Betriebsausgaben-Kategorie zugewiesen werden, um schon bei jeder Erfassung eines Belegs die Vorarbeit für die später folgende Buchhaltung vorzunehmen.
Um die Auftragsabwicklung für Unternehmer zu erleichtern, können auch Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine auf schnelle und gleichzeitig professionelle Weise erstellt werden. Durch die mobile Anwendbarkeit ist dies auch im Rahmen von Kundenterminen direkt an Ort und Stelle möglich.
Abgesehen von der Verwaltung wichtiger Dokumente lassen sich auch alle Informationen zu Kunden und Lieferanten sowie zu Produkten und Dienstleistungen im integrierten CRM verwalten.
Durch die bereits erwähnte Belegerfassung legt Billomat außerdem schon den Grundstein für die spätere Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung, was zu einer erheblichen Zeitersparnis für den Nutzer führt. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird von Billomat ebenfalls durchgeführt und kann nach den individuellen Anforderungen des Nutzers angepasst werden.
Auch für die Umsatzsteuervoranmeldung werden in Billomat alle Daten gesammelt und automatisch die eingenommene Mehrwertsteuer sowie die gezahlte Umsatzsteuer ermittelt. Durch die Integration einer Elster-Schnittstelle werden die Daten direkt dem Finanzamt zur Verfügung gestellt.
Um einen besseren Überblick über die eigenen Finanzen zu behalten, bietet Billomat die Möglichkeit zur Verknüpfung mit dem eigenen Geschäftskonto, um einen automatischen Zahlungsabgleich mit eingehenden Rechnungen und Belegen durchzuführen. Darüber hinaus erstellt Billomat individuelle Bezahllinks für die Kunden, um einen schnelleren Zahlungsfluss zu gewährleisten. Mit dem Finance Dashboard hat der Nutzer außerdem jederzeit eine Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben und kann so die Umsatzentwicklung seines Unternehmens im Blick behalten.
Für die später anstehende Steuererklärung und den Jahresabschluss bietet Billomat außerdem einen DATEV-Export. Ein Unternehmen kann entweder den eigenen Steuerberater in seinen Billomat Account einladen, seine Daten mit einem Klick an den Steuerberater versenden oder mit einer Steuerberaterkanzlei aus dem Billomat-Netzwerk zusammenarbeiten.
Damit auch jeder Mitarbeiter eines Unternehmens unkompliziert seine eigenen Dokumente erstellen und Belege von Kundenterminen o.ä. selbst bei Billomat einpflegen kann, ermöglicht Billomat die Defintion von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten. Die Sprache sowie die Zeitzone können individuell angepasst werden und durch einen RSS-Feed werden alle vorgenommenen Aktivitäten in chronologischer Reihenfolge dargestellt.
Preis/Leistung
Billomat hat aktuell vier verschiedene Pakete für die individuellen Anforderungen seiner Kunden im Repertoire. Auch hier kann wieder zwischen einem vergünstigtem Jahresabo oder einer monatlichen Paket-Buchung ausgewählt werden. Den Anfang im Produktportfolio macht das Paket Solo. Dieses steht den Nutzern bei jährlicher Zahlung schon für sehr günstige sechs Euro im Monat zur Verfügung und richtet sich vor allem an Freelancer und Personen, die nebenberuflich ein Gewerbe betreiben. Das Paket umfasst die Erstellung von 30 Dokumenten im Monat, wobei das volle Leistungsspektrum der Dokumentenerstellung ausgeschöpft werden kann: Rechnungen, Abo-Rechnungen, Angebote, Mahnungen, Belege, Gutschriften, Stornorechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine – innerhalb der limitierten Dokumentenanzahl kann der Nutzer jede Art von Dokument erstellen, ohne dass ihm zusätzliche Kosten entstehen. Außerdem im Paket enthalten ist die Verwaltung von bis zu 60 Kunden, die Erstellung einer Vorlage pro Dokumententyp, ein Benutzerzugang sowie die Mobile App zur schnelleren Belegerfassung.
Das nächste Angebot, das Paket Solo Plus für neun Euro monatlich (im Jahresabo) ist laut Billomat perfekt geeignet für Freelancer mit größerem Auftragsvolumen. Mit dem Paket Solo Plus lassen sich bis zu 90 Dokumente im Monat erstellen, wobei diese ebenfalls frei auf alle zur Verfügung stehenden Dokumententypen verteilt werden können. Des Weiteren können mit dem Paket bis zu 90 Kunden verwaltet werden und es steht auch hier jeweils eine Vorlage pro Dokumentenart, ein Benutzerzugang sowie die Mobile App zur Verfügung.
Das Paket Business für 24 Euro im Monat und das laut Unternehmensangaben am häufigsten gewählte Paket ist auf die Anforderungen von Startups sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen ausgerichtet. Dieses umfasst eine unbegrenzte Anzahl an Rechnungen, Angeboten, Mahnungen etc. und es wird ebenfalls eine unbegrenzte Kundenverwaltung ermöglicht. Außerdem enthalten ist die Mobile App, zwei Benutzerzugänge, die unbegrenzte Erstellung von Vorlagen, ein API-Zugriff, das automatisierte Mahnwesen, die intelligente Belegerfassung, der automatische Zahlungsabgleich, Online-Banking, der Empfang von Zahlungen, der DATEV-Export, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung.
Um mit der Rechnungssoftware auch großen Unternehmen gerecht werden zu können, bietet Billomat darüber hinaus auch das Paket Customized an. Dieses umfasst neben allen Funktionen des Business-Tarifs, weitere Benutzerzugänge, mehr API-Calls, einen größeren Speicherplatz, einen VIP-Support sowie ein persönliches Onboarding. Der Preis richtet sich dabei nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und wird dem potentiellen Nutzer auf Anfrage mitgeteilt.
Alle Tarife enthalten zudem eine Amazon-, Dropbox-, Shopify- und Google-Drive-Schnittstelle.
Die Software von Billomat kann in allen Tarifen 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich getestet werden und endet automatisch. Der Nutzer muss außerdem im Rahmen der Testphase keine Zahlungsdaten hinterlegen.
Benutzerfreundlichkeit
Neben den bereits oben aufgeführten Funktionen, bietet Billomat seinen Nutzern noch einige Features, die nicht nur das Arbeiten mit der Software, sondern auch den Berufsalltag der Nutzer erleichtern.
Für eine noch leichtere Belegerfassung bietet Billomat ein IMAP-Postfach an. Dieses durchsucht die Software automatisch nach Belegen und speichert diese ab. Alternativ kann der Nutzer auch eine personalisierte E-Mail-Adresse in Billomat erstellen und alle Belege an diese weiterleiten. Billomat übernimmt die gesendeten Belege dann automatisch in den Account. Außerdem ist auch die Verknüpfung mit einem Cloud-Speicher möglich.
Ein weiterer Aspekt, der wesentlichen Einfluss auf die Benutzerfreundlichkeit nimmt, sind die zahlreichen Add-Ons, mit denen die Software noch individueller an die eigenen Anforderungen angepasst werden kann.
Im Bereich des Forderungsmanagements bietet Billomat beispielsweise eine Verknüpfung zu Debitor Inkasso, um überfällige Rechnungen von einer Inkasso-Agentur verwalten zu lassen und so den eigene Aufwand für die Abwicklung von Kunden mit schlechter Zahlungsmoral zu reduzieren.
Mit den Add-Ons mite und clockodo kann außerdem eine Zeiterfassung in den Billomat Account integriert werden, um die eigene Arbeitszeit von der Software direkt in eine Rechnung umwandeln zu lassen.
Den vereinfachten Druck und Versand von Post kann der Nutzer mit den Add-Ons Pixelletter, E-Post von der Deutschen Post oder Google Cloud Print in seinen Funktionsumfang aufnehmen.
Um automatisch Lieferscheine und Rechnungen für eingehende Bestellungen aus einem Onlineshop zu generieren, kann Billomat mit Shopify, WooCommerce oder Amazon.de verknüpft werden.
Darüber hinaus sind Add-Ons für die folgenden Bereiche bei Billomat verfügbar:
- Buchhaltung & Steuern (freeFIBU, runmyaccounts)
- Cloud-Speicher (Onedrive, Dropbox, Google Drive)
- CRM-Systeme (Highrise, salesforce)
- Payment (Billomat Banking, concardis)
- Projektmanagement (Basecamp)
Für die noch flexiblere Arbeit von unterwegs bietet Billomat außerdem in allen Paketen eine Mobile App, mit der die Nutzer ihre Verwaltung und Buchhaltung unabhängig von Ort und Zeit erledigen können. Belege können einfach mit der Kamera des Smartphones erfasst und in Billomat importiert werden und auch Angebote und Rechnungen können mit der App auch außerhalb des Büros schnell erstellt und versendet werden. Des Weiteren können auch die Kunden- und Lieferantenverwaltung, die Finanzübersicht sowie die Produkt- und Leistungsübersicht des eigenen Unternehmens bequem von unterwegs abgerufen und bearbeitet werden. Die Mobile App von Billomat ist im Google Play und im App Store erhältlich.
Durch das vorhandene Mobile Banking können außerdem erhaltene Zahlungen direkt vom Smartphone aus als Zahlungseingang gebucht und offene Forderungen als beglichen markiert werden.
Für Unternehmen oder Personen, die ihre Produkte nicht nur in Deutschland sondern auch auf internationaler Ebene vertreiben oder sogar ihre Firma im Ausland betreiben, bietet Billomat verschiedene länderspezifische Anpassungen. Für jeden Kunden kann mit nur wenigen Klicks das individuelle Gebietsschema sowie der Steuersatz eingepflegt werden und die Dokumenten werden auf Basis der Eingaben auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch oder Portugiesisch zur Verfügung gestellt.
Billomat verfügt insgesamt über sehr viele Features, die eine Arbeit mit der Rechnungssoftware noch wesentlich leichter und damit angenehmer gestalten.
Support/Community
Für die Beantwortung genereller Fragen bietet Billomat einen umfangreichen FAQ-Bereich. Sollte ein Nutzer in diesem nicht fündig werden, steht der Billomat-Kundensupport via E-Mail oder telefonisch zur Verfügung. Neben der Kontaktaufnahme bei auftretenden Fragen und Problemen können Anwender außerdem Feature-Requests an Billomat senden. Fehlt einem Unternehmen eine wichtige Funktion, prüft das Unternehmen nach der Anfrage die Umsetzbarkeit und erweitert das Leistungsspektrum gegebenenfalls um die gewünschte Anwendung.
Für die leichtere Einarbeitung in die Rechnungssoftware werden dem Nutzer außerdem Webinare zur Verfügung gestellt. In diesen werden die wichtigsten Funktionen anhand eines Test-Accounts erklärt und häufig gestellte Fragen beantwortet.
Sucht man nach weiterführenden Themen und Begriffserklärungen aus den Bereichen Wirtschaft und Finanzen lohnt sich außerdem ein Blick in das umfangreiche Billomat Lexikon. Dort werden zahlreiche Begrifflichkeiten in kurzen Beiträgen aufbereitet, ansprechende Grafiken sorgen außerdem für eine besser Anschaulichkeit der Inhalte.
Im Billomat Magazin finden Nutzer außerdem weiterführende Artikel zu spannenden Themen rund um die Gründung und Führung von Unternehmen sowie interessante Interviews mit Gründern und Geschäftsführern aus zahlreichen Geschäftsbereichen.
Unser abschließendes Urteil zu Billomat
Billomat bietet seinen Nutzern ein sehr umfassendes Tool, welches neben der Belegerfassung und Dokumentenerstellung und -verwaltung auch die gesamte Buchhaltung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung umfasst.
Die verschiedenen Pakete bieten ein gutes Angebot für jede Zielgruppe, da der Kunde bereits ab dem Paket Solo von vielen Funktionen der Rechnungssoftware profitiert und viele Schnittstellen zu hilfreichen Zusatzleistungen angeboten werden. Mit dem Paket Customized bietet das Unternehmen außerdem auch eine differenziertere und umfangreichere Lösung an, die es auch großen Unternehmen ermöglicht, Billomat zu verwenden.
Mit der in allen Paketen integrierten Mobile App begegnet Billomat außerdem den Anforderungen der zunehmenden Digitalisierung und ermöglicht seinen Anwendern ein modernes und ortsunabhängiges Arbeiten.
Durch die GoBD-Zertifizierung sowie die Verwendung von deutschen Servern ist auch die Sicherheit der eigenen Daten in jedem Arbeitsschritt gewährleistet.
Als einzigen negativen Aspekt haben wir die geringe Anzahl von Benutzerzugängen in den standardisierten Paketen empfunden, da bei mittelständischen Unternehmen eventuell auch mehr als zwei Zugänge für die Mitarbeiter benötigt werden.